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2017 - 02 17

八つのOutlookハイテクは役に立つ!

前にEvernoteとGoogle appでGTD管理を実践してみたあと、私がマイクロソフトでGTD管理を試しました。Outlook自体がメールを受信処理でき(つまり任務)、カレンダー手配、未処理リスト作成の機能があり、生まれながらに時間管理センターとなるのが適切です。

 

だからこの文章で説明するのが、私がこの何ヶ月間での実踐と心得を経て、もっと有効にOutlookのいくつか特殊な機能と技巧を上手く運用し、高速流暢、筋道もはっきりしている任務管理プロセスを作ることです。

 

あなたは私の方法と同じであるではないにしても、参考と啓発を提供することができるかもしれません。

 

次に私から直接にOutlookの任務の管理技術を説明しましょう。この流れのデザインが私の時間管理方法と関係があり、私の時間の管理方法をより理解したがる友達がいれば、まずこの文章を参考してください。

 

Outlook 裏ワザ

 

0、Outlook全体の任務管理プロセスの概要

 

以下の写真は私がOutlookでの時間管理プロセスで、メールすなわち任務です。

 

受信箱の中で「マークと提示」を利用してメールを任務のように未処理リストに整理し、「カラー類別」を使い、シーンによりメール任務を分け、補助時程とカレンダーを統一に参照します。必要でないメールを封印し視野から除き、今重要な任務と仕事状態に集中します。

 

メール、任務、時程、仕事状態を整理する間に、有効にOutlookの「迅速ステップ」を利用し、流れの整理をもっと早く完成させます。

 

1、色「類別」でメールを分ける
Outlookは内蔵のいわゆる「重要だ!」という機能があるが、私の実踐により単純や多すぎる「重要なメール」あまり意味がない、それにたくさんの人があなたに手紙を出すときに「重要!」を加えるので、そうすると「重要!」とマークしたメールが実は本当に重要だとは限らない。

 

だから私はGTDの方法に戻り、集めたメールと任務を状況により分類するのが、実用的な意義があります。私が自分のためでOutlookで分けた仕事状態が次のようです:次の行動、追跡、会議の議論、暇の時またやる。字面の意義により、いつ処理すべきメールかわかるようになります。

 

毎日「次の行動」で私に本当に大切なメールを優先処理し終わって、そして定期的に「追跡」でのメール進展を確認します。。

 

会議中に「会議討論」のメールを処理して、それから時間がなかったら、「暇の時またやる」のメールをほっておきます。
ここで私がOutlookメールを分類するための機能は、Outlookソフトウェアでの「類別」を採用し、ソフトウェアツールの列にはカラーボックスがあり、名称と色をカスタムでき、専属のカテゴリ分類を作成することです。
どうして単純なメールフィルムではなく、類別を使いますか?これから説明致します。

 

「類別」でメールに特殊な色のラベルを加えることができ、特殊な境地のメールに特殊な色を付け、さらに、メールボックスで改め「類別配列」を使い、それぞれ種類のメールを収めることができるようにまります。
例えば私には今「次の行動」に専念する必要があれば、私は他の種類のメールリストを折り畳み分類し、受信箱も簡潔に見えます。ちなみに、Gmailも似たような色のラベルがあります。

 

「類別」はタグラベルの概念で、一つのメールに「2種類以上の類別が加えられる」。もしあるメールは「次の行動」で、しかしまた「会議討論」が必要であれば、使用類別に二つの色のラベルを同時に付けることができます。
しかしフィルムを使うのであれば、一つのメールに一つのフィルムだけ入られます。
これも私の常に説明したタグラベルがデジタル資料整理に適する原因です。

 

そして最後の長所は「類別」で、メールの整理だけではなく、Outlookのカレンダー行程、仕事任務、連絡人も同じような「カラー類別タグ」を付けることができ、これですべてのOutlook任務でも統一の標準でスクリーニングできます。
例えば下の写真の中で私が一回すべての「会議討論」に必要なメール、任務、会議の資料、取引先の資料をスクリーニングしたので、会議で便利に討論でき、これは便利でしょうか。(後にはどのようにスクリーニングするかを説明する。)

 

2、「マーク」をメールの未処理任務化と先延ばしの提示
「カラーカテゴリ」でメールの処理境地を分類した後、あるメールは「本当の未処理任務」で、そして「期限」があるので、この時に私は「マーク(赤い旗マークボタン」を利用しメールをタスクとします。
タスクにしたメールを選択するだけで、そして「マーク(赤い旗マークボタン)」を押せばいいです。

 

この時にもタスクとしたメールに開始時間と締切時間を付け、メール処理を提示する時間を追加できます。
これで、遅延処理のメールが「遺漏された」ことを心配することはありません。

 

3 .仕事表でメール任務と一般任務を統一に整理する
それだけではなくて、あれらの「マーク」をつけた任務化されたメールは、Outlookの「仕事」ページで見え、実は仕事ページは一つの未処理仕事明細表です。
そのタスクメールもこの未処理リストで出られ、そしてあなたもここでこれらのメール名称を変更でき、任務行動の説明に変更できます。

 

時々は任務がメールからではなく、その時には単独にOutlookの仕事表にも設定でき、同じく提示時間が設定できます。
つまり、Outlookの仕事表に、メールや一般クエストを漏らさないように、特にある時間の前に完成すべきことも、この未処理リストの中に統一管理されます。

 

4、フィルムでメールを密封保存する
できるだけメールボックスには本当の任務だけあることを保証し、他の必要のないメールを削除、または完成したメールを「密封保存(受信箱から取り除く)」というのが私の「受信箱整理方法」です。
この時に私はOutlookの中に「密封保存」の「メールフイルム」を作り、そして受信箱の中にある「処理完成」、「処理する必要がないが参考する必要がある」メールを全部「密封保存」へ移動します。
これで受信箱をを簡潔で重要な状態を維持でき、密封保存フィルムの中に必要なメールが見つけられます。(密封保存フィルムの中も同じよう「類別」を加え、境地分類をするのができる)

 

5 .カレンダーで管理進捗、ストロークと任務に補助する
前のメール境地分類、任務マーク、メール密封保存をした後、ほぼOutlookの中のメールはもうひとつの有効な処理流れに入りました。

 

この時にもOutlookの中に「カレンダー」のページをコーディネートし同時に管理でき、カレンダーにスケジュールがあり、右表を組み合わせて今日完成すべき仕事とメールを見ると、適切に時間を手配できます。
あなたはOutlookの上の「検査」ページで、同時にカレンダーと勤務表を見られるインタフェースを設定できます。

 

そうすると、Outlookのメール整理、任務リスト、スケジュール手配が一つにまとめて、統一管理プロセスになります。

 

6、「スピードステップ」を作成しメールを整理する
次はいくつかの時間管理での応用レベルアップできるOutlook技巧をシェアします。
前はある処理手順が多いので、手順を節約するために、Outlookの「スピードステップ」機能を利用し、上の機能の一列で「スピードステップ」を探し、それから「新規作成」することができます。

 

下の写真のようなスピードステップを作成し、「完成」と名づけ、押したら一連の動作が自動的に執行される:このメールを密封保存フィルムに移動し、読み取りと表示し、元々の分類をクリアし、本来の任務マークを一掃します。
そうすると、その後は任務を完成したか、メールを状況によってうまく処理したかを問わず、私はスピードステップの「完成」さえ押さえば、このメールがプロセスにより自動的に整理されます。

 

あるいは下の写真のようで、私は「暇になったらまたする」というスピードステップを作成すると、自動的に執行される:元類別をクリアし、暇になったらまたする類別を付け、任務マークを除き、密封保存に移動するアクションをつけます。
例えば時々あるメール任務がしばらく置いた後、処理する時間がなくて必要もないと思えば、「暇になったらまたする」のスピードステップを押さえば、このもともと提示時間のあるメールが自動的に新しく分類されます。

 

7、検索でいろんな仕事状態を探す
また私たちもしっかりOutlookの「検索」機能を活用すべき、初めて使用時Outlook編成索引が長い時間がかかり、インデックスの完成前に検索すれば問題がでるかもしれません。

 

検索が便利に使えられるところは二つあり、一つ目は直接にお客様の名前、キーワードを検索し、必要なメールを探し、特別案やお客様のために分類する必要がありません。

 

二つ目は検索により前に私に設定した「境地の類別」、「提示任務」を選別したら、これでさらにある境地にフォーカスですます。例えば次の行動状態のメール、行程、仕事と連絡人を一回で見えます。

 

8、Gmailアプリを使い移動設備でOutlook仕事のプロセスを管理する
最後は、上記の仕事流れも携帯機器で使用できるように、私は今発見した最良の方法は、AndroidアプリのGmail Appによって達成できます。

 

一つの重要な原因は携帯版のOutlookがパソコンで制作したの仕事表と同期できないが、GoogleのGmailでExchangeアカウントログインするとOutlookの勤務表をどうきできます!

 

A君の備考:Samsung Focus(Android)やExchangeのメール応用Nine(Android)を使っても勤務表を同期できます。
仕事表は私のこの流れの中で最も重要な任務リストで、だから私が携帯電話でGmail でOutlookが処理した時間任務プロセスを管理します。

 

以上は私自分が Outlook時間管理でGTDを実践した流れで、みんなに参考をご提供し、もしあなたはOutlookの得意先で、もっとすごい方法があれば、メッセージして一緒に討論し分かち合うことを歓迎致します。