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2017 - 03 09

12種類のスマホオフィス裏ワザで、他人より仕事のスピードが素早くなる

仕事・勉強する間にWord、Excel、PowerPointを利用するチャンスが多いです。

 

マイクロソフト出品のOfficeシリーズソフトは多くの人にとってはPC時代の初期搭載したものです。
モバイル時代では携帯電話で仕事を相談する人が多くて、メール、コミュニケーションツールからも次から次へとドキュメントが湧いてきます。そのため、社会人は「モバイル活用仕事術」を上手にすることだけでなく、携帯電話の文書処理能力も大切です。

 

本記事は簡単にできるスマホのOffice裏ワザを紹介します。主にMicrosoftOffice出品のWord、Excel、PowerPoint、OneNoteとOutlooの裏ワザを紹介します。

 

また、AndroidやiOS版のOfficeは無料で本記事で述べた機能を使えるため、お金の問題は心配しなくてもいいです。

 

オフィス Microsoft Office 裏ワザ

 

Word:文書の編集者にお勧めのツール

 

Microsoft WordはMicrosoft出品の多機能文書作成ソフトです。Wordは豊富な文書作成・編集機能を持ち、気軽く画像やリストなどのデータを追加できるため、文字好みの方にはオススメです。

 

完全互換性:「開けない」と「文字化け」にさよならという

 

携帯から重要な書類を受け取っている時最も恐れる事は何ですか?

 

開けない、フォーマットが錯乱、文字化け...重要なデータが間違ってしまったら、謝罪だけで済ませるミスではありません。

 

Microsoft Wordは最大程度でミスを避けることができ、マイクロソフト出品のアプリなので、互換性の面においては第三者アプリの比べる物ではありません。

 

ほとんどのdoc / docxファイルを開けることができるだけではなくて、コンピュータと完全に一致するレイアウトで表示されるため、二度と重要な情報を逃がすことはしません。

 

もし他の類似しているソフトウェアを使用しているなら、様々な奇妙な間違いが出くわすかもしれません。Microsoft Wordでは「自分の卒業論文を開けたら公式が見えない」のような不具合が出ません。

 

閲読モード:電子書籍を読むように、ファイルを閲覧

 

文書の表示問題を解決しました。しかし、パソコンで作ったファイルを携帯電話で読めば、字が小さくなったらとても面倒です。ファイルのレイアウトと言えば、スマホでファイルを閲覧する時、とてもいらだたしいことですね。

 

実は、Word内蔵の「並び直し」機能を利用すれば、これは問題にはなりません。「並び直し」機能は「読み取りモード」と理解してもいいです。

 

本機能を起動すれば、ファイルは携帯電話に応じるレイアウトで表示されます。同時に元のレイアウトは変えません。次の対比図を見るだけで効果がわかりますよ。

 

コメント機能:ドキュメントに対する他人の意見が、一目瞭然です

 

時々は携帯で少しの添削をする必要もあります。

 

特に編集者や作者などの専門家にとって、「添削」はなくてはならないことです。
多くの人がSNSアプリで収録した文章の一部を選び、スクリーンショットしながら修正意見をSNSアプリで送信するのが好きです。

 

情報がバラバラになって考えには邪魔です。最も重要なのは、時間がいくら多くてもそんなに無駄にすることはいけませんよ。

 

携帯版のWordが完全なコメント対応を提供します。それによって他人のコメントを完全に表示でき、添削者はどの部分にはどんな修正意見があるか、携帯で気軽く確認できます。

 

著者は直接にコメントに返事することで、相手に著者の返事を知らせることができます。すべてのコメントは独立して表示されるため、絶対に他のアドバイスと混同しません。

 

もし下書きを修正しようとしても簡単で、最も基礎の添削文字の他、Wordによって常用する文字のフォーマット(たとえば太字、イタリック、下線、ハイライト、文字の色など)を最も操作しやすいスタイルに設定することができて、使用者は設定を通じて迅速に文字のフォーマットを変更できます。

 

知能検索:わからなかったらすぐ調べて、すぐにわかる

 

多くの資料(たとえば論文、文献など)もWordで書かれており、見知らぬ名詞の出現確率が非常に高いです。もし肝心の名詞は分からなかったら、全体の文章への理解まで影響されます。

 

その時にWord内蔵の「インテリジェント検索」機能を通じて、Bingで相応するキーワードを捜索し、まるで成人版の「わからないところがあればそこをクリックしなさい」。

 

便利をシェア:Evennoteの親友に送ることができます

 

あなたはWordに日記を書くのではなかったら、作った文書はすべて人のするには間違いありません。

 

Wordにより添付ファイルとリンクの2種類の形式がシェアされます。ここではマイクロソフトがEvennoteのユーザーに対応した「Evennoteの親友に発送」機能を説明する:文書の編集完成後、WordやPDFフォーマットで直接にEvennoteの親友に送ることができ、あるいはTrelloなどに送信することもできます。

 

Excel:あなたのデータが話せることになる

 

MicrosoftExcelは一つの全能の電子表ツールで、ユーザーはそのグラフ、公式、スクリーニングと整列などの機能を使い、携帯電話で電子表をチェックと編集することができ、データについての全てを気軽く処理できます。

 

また、Excelのより強力なところは、データを可視化グラフに転換でき、そのおかげでユーザーはデータ背後の成り行きを洞察でき、公式は本機能が「データを洞察力に転換」という効果があると述べました。

 

リストを凍結:携帯のリスト閲覧者への福音

 

携帯で表を読めば、一番つらいことは、スクリーンが小さく、データが多すぎるということです。

 

多くの時、あなたは実はリストの全てのデータを閲覧したくなく、ただある行あるいはある列を固定して閲覧したいです。それはデータの対照査看に便利ということです。

 

そのときはExcelの「リスト凍結」機能を使ってみましょう!

 

携帯版エクセルで提供された「一行目凍結」、「一列目凍結」と「窓凍結」の3つのオプションについて、前の二つが比較的に良く理解できるが、三つ目の機能の意味はリストの上と左側を凍結することです。

 

もしユーザーがこの機能を使いようとしたら、app上部の第二ボタンをクリックしてメニューを呼び出し、更に「ビュー」に切り替えましょう!下部で「リスト凍結」が見つけられます。

 

調整後の効果は以下のようです(以下は動態図):

 

公式展示:いくら複雑でも怖くない

 

マイクロソフトOfficeの良好のコンパチブルのおかげで、もし1部のExcelファイルに復雑な公式があっても、ユーザーは携帯版エクセルで閲覧できます。ほかのエクセルソフトで開けた場合、公式の位置には真っ白しか見えないかもしれません。

 

注:この特性も同様にWord、PowerPointに適用する。

 

OneNote:有能な数字ノート助手

 

Microsoft OneNoteはユーザーの携帯用ノートです。相違点が、紙のノートに字を書くか絵を描くかしかできなく、OneNoteはほとんど制限がありません。基本の文字、落書き、写真のほか、ビデオ、オーディオ、リンクなどさまざまな形式の内容を追加できます...つまり、ここですべても捜索でき、すべても記録できます。

 

OneNoteバッジ:いつでもユーザーが素早く記録できる

 

OneNoteの最も重要なシーンは、素早い記録機能です。

 

Android版のOneNoteで、提供されたすごくいい機能が、それは携帯どのインターフェースでも浮遊している「OneNoteバッジ」です。

 

みんなは霊感つかの間がすべて知っていて、このバッジによりユーザーはOneNoteを開けなくても随時で考え方を記録できます。文字の他、写真を撮って記録することもでき、読書の抜粋の時にはとても実用的です。
もし入力が面倒くさいと思ったら、OneNoteの内蔵した音声メモ機能で、あなたは話すだけで気軽く記録できます。

 

OneNoteによりウェブサイト・文章を収録

 

ユーザーはいつもウィチャートで閲覧した文章をOneNoteに保存しようとしたら、ここには一つのコツを提供します。
ウィチャート公衆番号「マイクロソフト雲ノート」(ウィチャート番号msmyonenote)にフォローし、あなたのユーザーはマイクロソフトアカウントをビンディングサインして、その後、Chromeなどのブラウザで閲覧している間に、OneNoteに保存収蔵してしたいほしい文章があれば、「マイクロソフト雲ノート」に転送すればいいです。あとでOneNoteを開けたらあなたの収蔵したウィチャート文章が見えます。

 

また、あなたが直接に「マイクロソフト雲ノート」アカウントに文字、画像や音声を送信してもいい、すべてのニュースが直接にOneNoteに送信されます。

 

PowerPoint:いつでも次のスピーチを準備する

 

MicrosoftPowerPointは講演、展示の有能なツールです。あなたがそれを通して携帯でPPTファイルをチェックすることができ、軽量の編集ができ、甚だしきに至っては直接に美しいデモンストレーションスライドを作ることが出来る。どこにあっても、携帯電話があれば、かけらの時間で次のスピーチの準備をすることができます。

 

がマイクロソフトの公式PowerPointを推薦するのは、それが最新の特性に対する互換性は最も良いからです。最高の互換性が完全な還元を意味し、仮にあなたが会場への道でまた自分が作ったPPTを振り返ってみれば、あなたが見たいのが正式講演中とは何の違いもないには間違いではありません。

 

例えば:いくつかの他のappで展示できない効果は(例えば「変形」切替)、PowerPointで完全に表現できます。これらの細部をなめないで、それらは講演のリズムのコントロールにとって不可欠なものです。

 

Outlook:強大でまた簡潔な革命的メールアプリ

 

Microsoft Outlookというメールappは簡潔で派手ではなく、非常に複雑な機能も提供しなく、貴方の移動端でメール処理に専念するだけです。その前身は、私たちはずっと前からみんなに推薦したAcompliで、後は2億ドルでマイクロソフトに買収された。注:マイクロソフトもOutlookの電子メールサービスを提供した、この本文の討論になりません。
書類ビュー:添付ファイルを気違いのように探す必要はありません

 

学校でも職場でも、重要な書類はメールで発送します。

 

Outlookでメールの中のファイルを捜索するのが本当にとても簡単です。その「書類ビュー」によりあなたの各メールアドレスと云盘ファイルを一所に収めれら、あなたはもう一通一通のメールをひっくり返って見なくても自分に必要な書類を見つけることができます。

 

この書類ビューに内蔵した検索機能があり、キーワードを検索するだけで簡単に自分のファイルを見つけられます。

 

カレンダー機能:素早くお暇な時間を共有する

 

ある人はメールで「いつ暇がある」と聞いて、あなたはどうしますか?
その前に、私はいつも別のカレンダーappを開け、自分のスケジュールを確認し、暇の時間を文字で相手に知らせなければなりません。

 

Outlookで内蔵した非常に実用的な機能:直接カレンダーを確認するこどだけでなく、素早く自分の「暇時間」も共有できます。

 

メールを発送するときに右上の「カレンダー」ボタンを选択し、「暇時間を発送」を選択したら自分のスケジュールが見える。空白域をクリックすると自分の「暇時間」が選ばられ、更に右上の確定をクリックしたら、Outlookで暇時間のスケジュール表ができあなたの送信に提供します。

 

スピードが早く、梯子もいらなくGmailを送受信

 

Outlookがすぎである第三のポイントが、誰に対しても重要だ。

 

その前にはたくさんの電子メールクライアントを試用したことがあるが、Outlookの「早い」という印象が殘りました。あなたが一つのメールを開けるのが、時間がかかって完成までロードするをまつのがいりません。

 

また一つの細部を注意してください:最初添加したアカウントがはしごがいるほか、OutlookでGmail送受信もはしごがいりません。

 

最後に書く

 

多くの人にとって携帯電話が生産性ツールになるのが思いません:「仕事はパソコンで、携帯電話で仕事するのが笑い話だ。」

 

だが携帯電話はコンピュータの代わりに仕事するのではなく、特定の役を演じて、特定のシーンに対応することです。適当なツールを探し、また適当な方法と技巧を見つけるのが一番いい方法です。
今日シェアした裏技は皆様の力になれたら嬉しいで、皆さんももっと機敏なモバイルオフィス者になれるために頑張りましょう!